堅果云是一款便捷、安全的專業網盤產品，功能豐富實用，具有極強的兼容能力，運行穩定流暢，通過文件自動同步、共享、備份功能，為用戶實現智能文件管理，提供高效辦公解決方案，幫助企業快速進入智能化辦公時代，一款非常易用的文件管理系統，可以全自動的幫助您共享文件、備份資料、隨時隨地移動辦公。您只需點擊鼠標右鍵，就能同步電腦上的任意文件夾，不改變電腦使用習慣，上手簡單易學，有了堅果云，您再也不用擔心文件丟失了！無需任何操作，所有被堅果云同步過的文件，堅果云都會幫您將他們備份在服務器，并保存它們的歷史修改版本，需要的朋友趕緊下載體驗吧！

堅果云中小型企業文件歸檔整理教學圖一

在把大量文件共享出去之前，先把文件歸檔的方案策劃好也是非常重要的一部分。

在這里針對中小型企業，我們給您規劃了一個清晰的企業文件管理結構作為參考。

堅果云中小型企業文件歸檔整理教學圖二

1.根據部門結構建立多個根文件夾，例如圖中“公司資料”“行政人事共享”“財務部共享”“銷售部共享”“市場部共享”。相同類型的文件放在同一個同步文件夾下。同步文件夾數目最好不要超過15個。

2.在同一類型的同步文件夾下如果查看權限不同可以再建立子文件夾，便于權限管理，減少文件沖突。例如根文件夾“市場部共享”下邊建兩個文件夾“市場活動”和“市場設計”，這兩個文件夾是由不同的團隊完成，可以設置不同的訪問權限。

堅果云中小型企業文件歸檔整理教學圖三

3.為了避免誤刪除，或找不到文件，對于多人參與的同步文件夾，最好指定某個用戶對內容分類和管理，其他的用戶只負責添加、編輯文件，而避免移動和刪除文件。另一種思路是，每個用戶創建的文件都放在以個人名字命名的子文件夾下，例如我在“銷售部共享”的文件夾中創建了“某個銷售名字命名的個人文檔”，把“某銷售”設置成這個文件夾的管理者，他把周報，業績，客戶檔案往里邊放只共享給領導一個人，其余人全部都看不到。